_changelog OTM-Update 5.1
Berlin, 26. Oktober 2011
- Kunden-E-mail-Assistent
Der neue E-Mail-Assistent hilft Ihnen, mehrere E-Mail-Empfänger auf Kundenseite zu organisieren. Der Assistent steht an allen Stellen zur Verfügung, an denen E-Mails an Kunden verfasst werden.
Für einen Kunden können beliebig viele E-Mail-Adressen hinterlegt und mit einem Kommentar versehen werden, E-Mail-Adressen aller Ansprechpartner des Kunden können mit einem Mausklick importiert werden.
Die hinterlegten Adressen können automatisch oder mithilfe eines bequemen Auswahlfensters in das TO-, CC- oder BCC-Feld eingefügt werden.
Außerdem können allgemeinen Hinweise hinterlegt werden, die beim Verfassen von Kunden-E-Mails angezeigt werden. Diese Funktion eignet sich auch zur Anzeige von Notizen, die nicht mit der E-Mail-Konfiguration in Verbindung stehen, sondern Notizen enthalten, die bei dem betreffenden Projekt beachtet werden müssen.
Die E-Mail-Adressen und deren Einstellungen werden projektspezifisch gespeichert, d.h. Änderungen an den Einstellungen eines Projektes verändern die Einstellungen bereits bestehender Projekte nicht. Die jeweils letzte E-Mail-Konfiguration wird als Voreinstellung für neue Projekte des Kunden verwendet.
Ausnahme: Beim E-Mail-Versand von Rechnungen, Teilrechungen, Zahlungsanforderungen und Debitoren-Gutschriften müssen die TO-, CC- und BBC-Felder bei Bedarf "per Hand" ausgefüllt werden.
Beispiel-Anwendung: Das Angebot wird an die Einkaufsabteilung des Kunden gesendet. Im weiteren Verlauf ist aber der ursprüngliche Ansprechpartner beim Kunden zuständig. Zudem sollen ein oder mehrere andere Personen die E-Mails des Projekts als CC oder BCC erhalten. Die Rechnung für das Projekt wird an die Buchhaltung des Kunden gesendet.
- Erweiterte Funktion der Kunden-Service-Seiten
Ein Adminstrator auf Kundenseite kann nun auch Projekte seiner Kollegen (weiterer Ansprechpartner) archivieren.
- Et cetera
Bug-Fixes und einige Detailverbesserungen.
OTM 5.0 from LSP.net certified as
EN 15038 compliant project management tool
Berlin, July 1, 2011 – Good things come in threes it is said, and this is now the case with the new release 5.0 of the Online Translation Manager (OTM), the language services project management solution from LSP.net GmbH.
The software, which is available as an affordable online service (SaaS), was recently issued a certificate by Austrian Standards plus verifying its compliance with the translation service standard EN 15038. It is the first and so far only commercial language service project management solution to be certified according to this standard.
LSP.net has already been certified for compliance with ISO 9001 (quality management) and ISO 27001 (for information security management) for a total of three process standards relevant to the leading edge of language services today.
This latest certification should ease the way for OTM licensees seeking to certify their businesses for compliance with industry standards. All the processes required by EN 15038 are integrated in the project management and administration modules of OTM, and the translation process documentation required for certification is available to licensees at no charge, simplifying preparation for the certification audit.
“We are proud to have achieved this milestone,” commented LSP.net CEO Ulrich Scheffler. “In today’s fast-paced, competitive global environment, it is more important than ever to promote and apply best practices to ensure that the value expected is received and recognized. EN 15038 is one of many quality milestones of the past year which have been reached with the support and collaboration of our partners and licensees with their valuable feedback on the diverse business challenges faced in international environments.”
_changelog OTM-Update 4.1
Berlin, 1. März 2011
- Konfiguration für den Export der Buchhaltungsdaten
Unter >Buchhaltung >Buchhaltungsexport (Konfiguration) kann der Daten-Export für Rechnungen und Vergütungsbelege individuell angepasst werden. Konfigurierbar sind die Reihenfolge der Feldinhalte, die Spalten-Trennzeichen und das Dateiformat für den Export (TXT und CSV).
Es lassen sich verschiedene Vorlagen erstellen und abspeichern. Gespeicherte Vorlagen können geändert werden. Jeweils eine Vorlage wird als Standard für den Export ausgewählt.
Unter >Buchhaltung >Rechnungen bzw. >Buchhaltung >Vergütungsbelege können die Exporte für die ausgewählten Belege ausgeführt werden. Die Export-Dateien liegen anschließend UTF-8-kodiert vor.
Die exportierten OTM-Buchhaltungsdaten können in ein externes Buchhaltungsprogramm (z.B. DATEV®, SAP®, Lexware®, SAGE® u.a.) eingelesen und dort weiter verarbeitet werden.
- Erweiterung der Ressourcen-Verwaltung
Unter >Administration >Ressourcen-Verwaltung stehen für >Bewerber und >Kandidaten nun Filter zur Verfügung, mit denen die Suche eingegrenzt und z.B. bestimmte Sprachenkombinationen schneller gefunden werden können. Die Sortierfunktionen (Spaltensortierung) wurden ebenfalls erweitert.
In der Liste der Kandidaten ist nun sichtbar, welche Angaben im Profil der jeweiligen Ressource noch fehlen. Es wurde eine dreistufige E-Mail-Funktion hinzugefügt, mit der Ressourcen zur Vervollständigung ihrer Daten aufgefordert werden können. Die E-Mail-Texte können individuell (in den Sprachen Englisch, Spanisch und Deutsch) im Administrationsbereich angepasst werden.
Anmerkung: Ressourcen sind erst dann für Job-Zuweisungen verfügbar, wenn alle erforderlichen Daten vorliegen.
- OTM-Währungen
Als zusätzliche Währung wurde der israelische Schekel (ILS) hinzugefügt.
- Anzeige der vom Nutzer ausgewählten Zeitzone
Im Projektmanager-Front-End wird rechts oberhalb des Hauptmenüs nun die Uhrzeit in der vom Nutzer ausgewählten Zeitzone angezeigt. Daneben wird angezeigt, welche Abweichung zu UTC besteht. Bei Klick auf das Symbol links neben der Uhrzeit, wird die externe Webseite www.timeanddate.com aufgerufen, die umfangreiche Informationen zu Zeitzonen und Kalendern bietet.
Anmerkung: Bisher wurde an dieser Stelle die Systemzeit des Computers angezeigt, die üblicherweise bereits vom Rechner selbst angezeigt wird.
- Et cetera
Das OTM-Update 4.1 enthält insgesamt mehr als 100 größere und kleinere Verbesserungen.
_changelog OTM-Update 4.0
Berlin, 17. Januar 2011
- Positionsvorlagen speichern und Positionslisten importieren
Positionslisten enthalten Leistung, ggf. Sprachpaar, leistungsspezifische Textbausteine, Preise, Spezialgebiete usw., jedoch keine Referenz auf Dateien und keine Quantifizierungen.
Positionslisten werden aus anderen Projekten oder aus extra gespeicherten Vorlagen in laufende Projekte importiert. Eine als Vorlage gespeicherte Positionsliste kann als "Preisliste" dienen.
(a) >Positionen: Positionslisten aus anderen Projekten oder aus gespeicherten Vorlagen in laufende Projekte importieren;
(b) >Vorlagen verwalten: Benennen, umbenennen, löschen und freigeben von Positionslisten;
(c) >Projektübersicht >Positionsübersicht: Speichern einer Positionsliste als Vorlage für den Gebrauch durch andere Projektmanager derselben Agentur (PM-Nutzer mit Administrator- oder Supervisor-Rechten sehen immer alle Vorlagen des Unternehmens).
- Web-Oberfläche für mobilen Zugriff
Zugriff per iPhone und Blackberry ist möglich. Wenn man OTM über den Browser dieser Smartphones ansteuert, kann man darüber grundlegende Administrationsaufgaben im Projektmanagement erledigen:
- Projektanfragen (Projekte) ansehen und ihre Bearbeitung zuweisen,
- Projektbearbeitung sperren,
- E-Mails lesen, Statistiken lesen,
- Kundenprofile einsehen.
- Funktion "Datei kopieren"
>Datei-Pool
>Projektdokumente
>Kundendokumente
Die Übernahme einer Datei aus einem Bereich in einen anderen wird erleichtert. Die Kopie einer vorliegenden Datei wird wahlweise direkt in >Datei-Pool oder >Projektdokumente oder >Kundendokumente gespeichert.
- >Projektdokumente überarbeitet
zusätzliche Informationen, Funktionen und Sortierungsmöglichkeiten.
- Zeitzone für GUI-Anzeige auswählen
Termine und Deadlines im GUI werden für PM und Ressourcen in der vom jeweiligen Nutzer ausgewählten Zeitzone angezeigt.
- Datumseingaben erfolgen im ISO-Format
Die Eingabe von Datum und Uhrzeit, z.B. für Deadlines, erfolgt nun grundsätzlich im ISO-Format: YYYY-DD-MM hh:mm
- Direkt-Link führt in die Projektsteuerung
Auf Übersichtsseiten und in der Projektbox wird vor der Projektnummer ein Icon angezeigt, das in die Projektsteuerung führt, ohne dass das Drop-Down-Menü der Projektnavigation aufgerufen werden muss.
- >Job-Dateien auf Ajax umgestellt
Nach Änderungen - wie z.B. nach der Bewertung einer Ergebnisdatei oder nach Übernahme einer Auslieferungsdatei - ist manuelles Neuladen der Seite nicht mehr erforderlich. Die geänderten Informationen werden sofort angezeigt.
- Warnung bei Änderung der Default-Deadline für Jobs
Wenn in einem Projekt bereits Jobs gespeichert wurden, erhalten PM nach Änderung der Default-Job-Deadline eine Warnung, dass die Deadlines bereits bestehender Jobs nicht automatisch geändert werden, sondern ggf. manuell anzupassen sind.
- >Auftrag >Ausgangsrechnung überarbeitet
Die Seite zur Rechnungserstellung (Zahlungsanforderung, Teilrechnung, Rechnung, Gutschrift) wurde überarbeitet. Sie enthält jetzt eine HTML-Vorschau des PDF-Dokuments sowie für den Fall der Rechnungsversendung per E-Mail einen editierbaren E-Mail-Text.
- Unterschiedliche Darstellung von Vor- und Nachname
Nicht in allen Sprachen ist klar erkennbar, was Vorname und was Nachname einer angezeigten Person ist (z.B. wenn der Name insgesamt aus mehr als 2 Wörtern besteht). Im GUI werden die Nachnamen daher durch fette Schrift gekennzeichnet.
- Lieferung beglaubigter Dokumente
Ab OTM 4.0 werden Ressourcen nicht mehr global nach dem Kriterium "beeidigt" gefragt, sondern es wird anhand von Leistung und Sprachpaar erfasst, ob das Kriterium "Lieferung beglaubigter Dokumente" zutrifft. Weil die Problematik international heterogen ist und die jeweilige Rechtslage nicht verallgemeinert werden kann, wird zusätzlich nach Qualifikation und autorisierender Behörde gefragt. Bereits vorhandene Ressourcen mit dem bisherigen Kriterium "beeidigt" werden, wenn sie auf ihren Service-Seiten eingeloggt sind, gebeten, ihre dahingehenden Angaben zu konkretisieren.
- >Buchhaltung – Anzeige von Buchungsbetrag statt Restbetrag
Bei Ausgangsrechnungen, die auf eine bezahlte Zahlungsanforderung folgen, wird in den Buchhaltungsübersichten nicht länger der offene Restbetrag "0", sondern der Buchungsbetrag angezeigt.
- Wizzard / Abweichende Mengeneinheiten zwischen Angebotsposition und Job
Wenn in einem Projekt für eine Datei gegenüber der Ressource (in einem Job) andere Mengeneinheiten verwendet werden als gegenüber dem Kunden (in der Position von Angebot/Rechnung), bietet OTM Hilfe durch Umrechnung per Faktor bzw. die Option zur direkten Eingabe eines anderen Quantifizierungswertes.
OTM-Guide 2011
Berlin, 14. Dezember 2010 – LSP.net hat den
OTM-Guide 2011 in deutscher Sprache veröffentlicht. Die illustrierte Broschüre zeigt die Software als Komplett-System für das Management von Sprachdienstleistungen einschließlich Workflow, Buchhaltung sowie CRM und Kommunikation. Zudem werden die Vorteile aus Sicht der jeweiligen Anwender anschaulich geschildert. Gedruckte Exemplare sind in englischer Sprache erhältlich.
_changelog OTM-Update 3.1
Berlin, 11. Oktober 2010
- Datumsformate im PM-GUI
Im Projektmanagement-Interface wird das Datum grundsätzlich im ISO-Format angezeigt, also z.B.: 2010-09-27, ggf. erweitert durch Uhrzeitangaben. Die Eingabefelder wurden entsprechend angepasst.
- E-Mail-Threads neu positioniert
In der Projektnavigation wurden die Links zu den E-Mail-Threads unter >Projektübersicht platziert. Die entsprechende Tabs befinden sich demzufolge unter >Projektübersicht >E-Mails (Kunde) bzw. unter >Projektübersicht >E-Mails (Ressourcen).
- Überarbeitung von >Statistiken >Cashflow
Anhand der erfassten Projekte werden die Daten zukünftiger Zahlungseingänge (Rechnungen) und Ausgaben (Vergütungen) grafisch aufbereitet; Einblick haben Nutzer mit entsprechender Berechtigung.
- Adressformate
Andere Länder, andere Adressformate. Einzelnen Elemente wie PLZ, ORT, STRASSENNAME usw. werden – je nach Land – in unterschiedlichen Varianten angeordnet. OTM passt sich den jeweiligen Gepflogenheiten an und bietet seinen internationalen Nutzern jeweils die von ihnen gewohnten Formate. Das Ganze ist flexibel ausgelegt, so dass neue Erkenntnisse zu Formaten für spezifische Länder eingebracht und beim jeweils folgenden Update umgesetzt werden können.
- Knowledge Base
Die Knowledge-Base im Projektmanagement-Bereich wurde erweitert und enthält derzeit folgende Punkte: Videos, Q&A, die Demos von den Service-Seiten der Kunden und Ressourcen, sowie Links zu Web-Log, Change-Log und LSP.net News.
- AGB unter >Team einsehbar
Die aktuell geltenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen gegenüber Kunden und Ressourcen können – soweit vorhanden – unter >Team in allen Sprachen, in denen sie vorliegen, aufgerufen werden.
- Eintrag in Buchhaltung bei Rechnungsversand per E-Mail
Beim E-Mail-Versand einer Rechnung wird im Buchhaltungsmodul automatisch ein Eintrag in "Anmerkungen, Statusänderungen" erzeugt, der die Information enthält, wann und von wem die Rechnung versendet wurde.
- Automatische Zuweisung von Projekten an Solo-Projektmanager
Gibt es im Unternehmen nur einen einzigen Projektmanager, dann sind ihm neu eingehende Projekte automatisch zugewiesen; der entsprechende Arbeitsschritt in der Projektsteuerung entfällt.
- Transparenter erster Download von Auslieferungsdateien
PMs können in >Dateien >Job-Dateien sehen, ob eine Auslieferungsdatei vom Kunden - genauer gesagt: von einem Ansprechpartner auf Kundenseite - heruntergeladen wurde (wer die Datei wann als erster heruntergeladen hat).
- Markierung "Neu" bei Dateien im Datei-Pool entfernen
Projektmanager können die Markierung für "neue Dateien" im Datei-Pool manuell entfernen (was dann sinnvoll ist, wenn z.B. ein Admin ein Projekt selbst als PM übernimmt und die Dateien bereits zur Kenntnis genommen hat).
- Konfigurierbare Voreinstellungen zum E-Mail-Versand
Für eine Reihe wichtiger E-Mails an Kunden kann konfiguriert werden, ob diese E-Mails üblicherweise versendet werden oder nicht. Der Projektmanager kann diese Einstellung in jedem individuellen Projekt ändern.
Die generelle Voreinstellung für alle Kunden des Unternehmens erfolgt in >Administration >Einstellungen >E-Mail-Optionen. Falls für Kunden oder einzelne Ansprechpartner von Kunden individuell abweichende Einstellungen gelten sollen, kann dies in >Kundenverwaltung >Eigenschaften bzw. in >Kundenverwaltung >Ansprechparnter entsprechend angepasst werden.
- AGB in von der Projektsprache abweichenden Sprachen
Nicht immer liegen die AGB eines Unternehmens / einer Agentur in allen Sprachen vor, die für die Projektabwicklung verwendet werden. Bei der Erstellung des Angebots haben Projektmanager daher die Möglichkeit, die AGB auch dann an das Angebot anzuhängen, wenn die Sprache der AGB von der Projektsprache abweicht.
Wenn die AGB in mehreren von der Projektsprache abweichenden Sprachen vorliegen, kann eine entsprechende Auswahl erfolgen. Beispiel: Projektsprache Niederländisch, AGB liegen in Englisch und Deutsch vor. Der PM kann im nl-Angebot die AGB anhängen und dabei zwischen de und en wählen.
- Sprachauswahl für E-Mail beim Einfädeln von Ressourcen
In >Administration >Ressourcen-Verwaltung steht beim Versenden der Einladungsmail eine Sprachauswahl für jede individuelle Mail zur Verfügung.
- Keine VAT-Angaben von EU-Ressourcen, wenn Sie zu
NON-EU-Agenturen gehören
Die Eingabe der VAT-Informationen ist für Agentur-Ressourcen mit Sitz in der EU nur noch dann obligatorisch, wenn auch die Agentur Ihren Sitz in der EU hat.
- Information für Freelancer bei Abschluss der Lieferung von Ergebnisdateien
Ressourcen mit projektbezogener Vergütung (i.d.R. Freelancer) erhalten beim Abschluss Ihrer Lieferung - dem Upload der letzten ausstehenden Ergebnisdatei - einen ausführlichen Hinweis zur Erstellung des Vergütungsbeleges.
Dieser Hinweis dient vor allem dazu, das Bewusstsein dafür zu schärfen, dass die Erstellung von Vergütungsbelegen "am System vorbei" unnötig und kontraproduktiv ist.
Alle notwendigen Daten eines Jobs sind bereits in OTM vorhanden, und egal ob Gutschrift durch die Agentur oder Ressourcen-Rechnung durch Freelancer: der notwendige Vergütungsbeleg kann schnell und sauber innerhalb von OTM erzeugt werden.
- Konfigurierbare Services im Anfrageformular
Die im Anfrageformular aufgelisteten Leistungen können unter >Administration >Einstellungen >Projektparameter ausgewählt werden. Nicht aktivierte Leistungen erscheinen nicht im Anfrageformular.
- E-Mails als Projektdokument (PDF) übernehmen
E-Mails von Kunden können innerhalb eines Projekts direkt in ein PDF-Dokument konvertiert und als solches unter >Projektdokumente gespeichert werden. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn ein Kunde eine Bestellung bereits in einer einfachen E-Mail vorgenommen hat und nicht zum (wiederholten) Bestellen über das Bestell-Formular angehalten werden soll. Auch diese Form der Bestellung liegt damit unter den förmlichen vertragsrelevanten Dokumenten vor.
Das nächste OTM-Update ist für Januar 2011 geplant.
Online Translation Manager – Version 3.0 setzt neue Standards bei der Online-Projektsteuerung für Sprachdienstleister
Berlin, 3. August 2010 – Die LSP.net GmbH, Spezialanbieter von Branchenlösungen und Qualitätsmanagement für die Sprachenindustrie, gab heute den Produktionsstart von OTM 3.0 bekannt.
LSP.net hat in der Version 3.0 wesentliche funktionale Erweiterungen der Online-Projektsteuerungsplattform für Sprachdienstleister umgesetzt.
LSP.net-Geschäftsführer Ulrich Scheffler erläutert dazu: "Mit der neuen Version können unsere Lizenznehmer die Projekt-Kommunikation mit ihren Kunden individuell und in beliebigen Sprachen gestalten. Zudem haben wir die betriebswirtschaftlichen Komponenten der Software weiter optimiert und bieten den Nutzern eine unaufdringliche Anleitung zu kaufmännisch korrekten Prozessen.
OTM ist die 360-Grad-Lösung für Sprachdienstleister und setzt hinsichtlich Funktionsumfang, Transparenz, Sicherheit und Verfügbarkeit neue Standards bei der Online-Projektsteuerung."
Neben den Standard-Systemsprachen Englisch, Spanisch und Deutsch sind die kundenseitigen Komponenten der OTM-Plattform jetzt auch in Niederländisch und Portugiesisch verfügbar. Dank der neu entwickelten OTM-Lokalisierungsschnittstelle können weitere Sprachen schnell und unkompliziert hinzugefügt werden.
Über OTM
OTM (Online Translation Manager) steuert und verwaltet die Projekt-Prozesse von Übersetzungen, Lektoraten, Lokalisierungen und DTP-Projekten. OTM ist ein einfach zu bedienendes Expertensystem und steht als Software as a Service ("SaaS") rund um die Uhr zur Verfügung. Zur Nutzung benötigt man lediglich eine Internetverbindung.
OTM wird ab 29 EUR pro Monat angeboten. Eine kostenlose 30-Tage-Testversion von OTM 3.0 ohne funktionale Einschränkungen kann über die LSP.net-Website freigeschaltet werden.
_changelog OTM-Update 3.0
Berlin, 2. August 2010
- Online-Bestellung
Kunden mit Service-Seiten können eine Bestellung über ein Online-Formular übermitteln. Das Online-Formular wird automatisch in ein PDF umgewandelt und in die Projektdokumente übertragen. Der PM erhält unter „Aufgaben“ die Meldung „Auftrag eingegangen“ (ebenso wie nach dem Upload eines Bestell-Faxes).
- Weitere Sprachen für die Kommunikation
mit Kunden
Die gesamte Kommunikation mit Kunden (E-Mails, PDF-Dokumenten) kann ab sofort auch in Niederländisch und Portugiesisch (BR) erfolgen. Die Bedienoberfläche der Kunden-Service-Seiten ist ebenfalls in diesen Sprachen verfügbar.
- Backend-Tools zum Anpassen der
Standard-Texte
Im Administrationsbereich können nun auch folgende Default-Texte individuell verändert werden:
- E-Mails an Kunden,
- Texte in Kunden-Dokumenten (Angebote, Rechnungen, Gutschriften etc.),
- angebotene Leistungen,
- Navigationsmenü der OTM-Website.
- Service-Seiten für Ressourcen
Geändertes Farbdesign.
- Weitere kleinere Verbesserungen
Das nächste OTM-Update ist für Anfang Oktober 2010 geplant. |
Presse-Kontakt
LSP.net GmbH
Prinzregentenstraße 40
10715 Berlin
Germany
Email: presse @ LSP.net
Firmen-Kurzprofil
LSP.net (Language Service Provider Network) ist Spezialanbieter von Branchenlösungen und Qualitätsmanagement für die Sprachenindustrie.
LSP.net entwickelt seit 2001 die Software OTM und stellt diese als Service für unabhängige Sprachendienstleister bereit.
Die Mitarbeiter im Team der LSP.net GmbH sind Projektleiter, Sprachwissenschaftler, Kaufleute, Juristen und Informatiker.
Alle Mitarbeiter verfügen über langjährige Berufserfahrung in der Sprachenindustrie.
LSP.net-ISO-Zertifikate
Servicequalität und Datenschutz stehen im Mittelpunkt der Kundenbeziehung.
Die LSP.net GmbH ist nach folgenden internationalen ISO-Standards zertifiziert: ISO 9001 (Qualitätsmanagement) sowie ISO 27001 (Informationssicherheit). Weltweit sind lediglich 5693 Firmen – in Deutschland sogar nur 120 Firmen – nach diesem anspruchsvollen Standard zertifiziert.
Marken-Informationen
"LSP", "OTM" and "Quality Translation Network" sind urheberrechtlich geschützte Marken der LSP.net Holding GmbH.
Copyright-Informationen
© 2008-2010 LSP.net GmbH - Alle Rechte vorbehalten.
Newsletter-Archiv
LSP.net-Newsletter Januar 2011
LSP.net-Newsletter Juli 2011
|
LSP.net – NEWS
