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Branchenlösungen + Qualitätsmanagement für die Sprachenindustrie

Sprache: EN | DE

OTM – Features

Sprachendienstleister verwalten mit OTM ihre Projekte.

Die Software enthält integrierte Module zur Qualitätssicherung, Online-Kommunikation
und Verwaltung aller Prozesse. OTM ist intuitiv bedienbar und als Software as a Service (SaaS) mit einem Internetbrowser rund um die Uhr erreichbar.

Allgemeine Features

  • Keine Software-Installation – 24/7 – von überall online
    via Browser erreichbar
  • Intuitive, prozessorientierte Benutzerführung,
    Online-Hilfe zu jeder Funktion, Online-Handbuch
  • Multilingual – GUI und projektbezogene Texte in allen Sprachen möglich (UTF8-kodiert)
  • Integriertes Qualitätsmanagement nach ISO 9001
  • OTM ist nach DIN EN 15038 zertifiziert!
  • Individuelle Gestaltung (Angebote, Rechnungen,
    Formulare, Texte)
  • NEW Integration mit SDL Trados® Studio
    Import und Verwendung von TM-Analyse-Dateien zur Kalkulation und Angebotserstellung
  • Filialfähig (mehrere Standorte gemeinsam o. getrennt verwalten)
LSP.net

Prozesssteuerung / Workflow

  • Prozessbegleitende Projektverwaltung
  • Übersicht der aktuellen Aufgaben
  • Kalkulation, Angebotserstellung
  • Erstellen und Verwenden von Preislisten
  • Freelancer-Job-Ausschreibungen
  • Freelancer-Vorauswahl nach Verfügbarkeit, Sprachenkombination, Fachgebieten, Qualitätsanforderungen, Ranking / Job-History …
  • Projektbezogene E-Mail-Kommunikation inkl. Dokumentation (Kunde, Freelancer, Projektleiter, Administrator,
    Buchhaltung …)
  • E-Mail-Templates und ggf. automatischer Nachrichtenversand (Jobangebote, Deadline-Erinnerung, Zahlungsavis etc.)
  • Eingehende E-Mails werden automatisch in das betreffende Projekt einsortiert.
  • Delegierung von Projekten an einen anderen Projektmanager (bei Urlaub, Krankheit …)
  • Generierung von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften für Kunden und Freelancer (PDF)
  • Prozessorientierte Dokumentenlenkung inkl. Archivierung
  • Automatische Versionierung von Dokumenten
  • Anklickbare Telefonnummern (callto-Links für VOIP-Clients)
  • Suchfunktionen (Projekte, Kunden, Freelancer – multiple Kriterien)
  • Individuelle Bookmarks
  • News-Tool zur Verbreitung von internen Nachrichten in den Agentur-Front-Ends
  • Statistik der Business- und Qualitätskennzahlen

 

 

Web-Interfaces

(Front-Ends mit SSL-Verbindung)
  • Online-Anfrageformular (Kunden) Beispiel
  • Front-End für Projektmanager, Administrator, Buchhaltung / Controlling
  • Front-End für Freelancer: Job-Dokumentation, Dokumenten- Up- und Download, E-Mail-Client, Gutschriften, W9 Forms, Archiv ...
  • Front-End für Kunden: Projekt-Tracking, Projekt-Dokumentation, Datei- Up- und Download, E-Mail-Client, Angebote, Rechnungen, Archiv …
  • Online-Bewerbungsformular (Freelancer) Beispiel
SSL-Verbindung im Browser

Qualitätssicherung

  • Quality Assurance (QA) der formalen Qualität
  • QA der sprachlichen Qualität
  • Auswertung und Darstellung der Qualitätskennzahlen
  • Automatische Auswertung der Kennzahlen führt bei der Auswahl für einen Job zum Ranking der Freelancer (differenziert nach Fachgebiet u. Sprachenkombination)
  • Reklamationsbearbeitung und -dokumentation
Qualitätssicherung

 

Verwaltung, Buchhaltung,
Risk Management und Controlling

  • Kunden- und Ressourcenverwaltung
  • Ticket-System zur Verteilung administrativer Aufgaben
  • Automatisierte, fortlaufende Vergabe der Projekt-, Rechnungs- und Gutschrift-Nr. (konfigurierbar)
  • Buchhaltung mit Zahlungsverkehr, Monitoring, Mahnwesen und Controlling
  • Abrechnung mit Kunden und Freelancern in allen Währungen, Währungsumrechnung zum aktuellen Tageskurs der EZB (inkl. Protokollierung)
  • Automatische Auftragssperre für Kunden bei Zahlungsverzug (individuell einstellbar)
  • Kreditlimit-Vorgaben für Kunden (individualisierbar nach Firmensitz und Firmierung)
  • Blacklist-Funktion (Kunden und Freelancer)
  • Ausführliche Statistik (Umsätze, Kosten, Qualitätskontrolle, Charts …)
  • Cash-Flow-Diagramm unter Berücksichtigung des durchschnittlichen Zahlungsverhaltens
Kundenverwaltung und Übersetzerverwaltung

CRM Modul

  • Verwaltung der Kunden-Feedbacks
  • Auswertung und Website-Publishing eines Kundenbarometers und der Kunden-Feedbacks
  • Generieren und Verwalten von Gutschein-Codes
Kundenbarometer

Agentur-Verwaltung

(Back-End mit SSL-Verbindung)
  • Setup-Assistent
  • Differenzierte Rechtevergabe für diverse Aufgaben/Rollen (User und Admin)
  • Verwaltung der Firmen- und Kontaktdaten
  • Verwaltung der betriebswirtschaftlichen Basisdaten (MwSt., Kalkulationsgrundlagen etc.)
  • Verwaltung der internen Mitarbeiter und Agentur-Ressourcen (Freelancer)
  • Editor für Textbausteine, AGB etc. – für alle Sprachen
  • NEU! Briefpapier-Editor – freie Gestaltungen des firmeneigenen Briefpapiers zur Verwendung für Angebote, Rechnungen und Gutschriften
Sichere und verschlüsselte Internetverbindung

Geplante Module und Features

  • Automatische Benachrichtigungen zu Ereignissen auf der Aufgabenseite der Projektmanager (Push-Verfahren)
  • Integration von MemSource

 

 

 

OTM ist ausgereifte und bewährte Branchensoftware – ein einfach zu bedienendes Expertensystem mit allen Features, die sich Sprachdienstleister und Endkunden wünschen.

 

 

 

 

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