Where language meets quality

Branchenlösungen + Qualitätsmanagement für die Sprachenindustrie

Sprache: EN | DE

Warum LSP.net?

 

LSP.net ist Spezialanbieter von Branchenlösungen und Qualitätsmanagement für die Sprachenindustrie.

Die Mitarbeiter im Team der LSP.net GmbH sind Projektleiter, Sprachwissenschaftler, Kaufleute, Juristen und Informatiker.
Alle Mitarbeiter verfügen über langjährige Berufserfahrung in der Sprachenindustrie.

Servicequalität und Datenschutz stehen im Mittelpunkt der Kundenbeziehung.

LSP.net entwickelt die Software OTM (Online Translation Manager) für unabhängige Sprachendienstleister.

Zu den LSP.net-Kunden zählen Einzelunternehmen, Übersetzer-Teams,
kleine und mittelgroße Agenturen sowie Sprachendienste.

 

Als LSP.net-Kunde...

bleiben Sie komplett unabhängig Details

Als Kunde von LSP.net bleiben Sie bzw. Ihre Firma völlig unabhängig. Daten Ihrer Kunden, Projekte, Mitarbeiter und Freelancer stehen ausschließlich Ihnen zur Verfügung.

reduzieren Sie den administrativen Aufwand um ca. 60% Details

Beispiele, wie Sie beim Arbeiten mit der Software OTM von administrativen Aufgaben entlastet werden. Klicken Sie einfach auf eines der Themen, das Sie interessiert:

Administration der Corporate Identity Ihrer Firma

Falls Sie in Ihrer Firma bisher unterschiedliche Word- oder Excel-Vorlagen verwenden, um z.B. Angebote, Rechnungen, Gutschriften, AGB und Bestellformulare zu erstellen, werden Sie beim Arbeiten mit der Software OTM extrem viel Zeit einsparen und zudem Fehler vermeiden.

OTM sorgt dafür, dass die Corporate Identity Ihrer Firmen-Dokumente einheitlich bleibt und Texte in Dokumenten und Korrespondenz stets fehlerfrei sind.

Im täglichen Geschäftsverkehr gibt es zahlreiche Textbausteine, die von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern ständig verwendet werden.

Dies betrifft z.B. Texte in Angeboten, Rechnungen, Bestellscheinen, Zahlungserinnerungen sowie diverse Vorlagen für die Standard-E-Mail-Korrespondenz mit Kunden und Freelancern.

Text-Vorschläge in mehreren Sprachen sind bereits in OTM enthalten und können von Ihnen individuell angepasst werden. Die Textbausteine sind jeweils exakt an den Stellen im Projekt verfügbar, wo sie eingesetzt werden.

Sie können die Textbausteine jederzeit editieren, neu anlegen oder löschen.

Generell verwendete Texte wie Ihr Firmen-Kurzprofil (mit konfigurierbaren Referenzen) sowie Ihre AGB können ebenfalls individuell gestaltet werden.

Anmerkung: OTM verwaltet beliebig viele Sprachen parallel. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Dokumente und Korrespondenz in unterschiedlichen Sprachen verfassen können. Jedem Kunden und jedem Freelancer kann eine Sprache individuell zugeordnet werden, die dann für Dokumente und Korrespondenz verwendet wird.

Rechnungen an Kunden

Ausgangsrechnungen an Kunden werden häufig unter Verwendung von Vorlagen erstellt. Dieses Vorgehen ist tendenziell fehlerträchtig.

Beim Arbeiten mit OTM gehören z.B. Tippfehler, falsche oder fehlende Kundendaten, Additionsfehler und fehlende oder falsch ausgewiesene Mehrwertsteuer sowie nicht berücksichtigte Rabatte etc. der Vergangenheit an.

Sind die Kunden-Daten einmal vollständig und korrekt in OTM erfasst, sind Fehler in den o.g. Bereichen ausgeschlossen.

In der Regel erhalten Sie die Daten des Kunden bereits bei der Projekt-Anfrage über das ausgefüllte Web-Formular. Die Formulardaten werden unmittelbar in Ihrer OTM-Datenbank gespeichert und können von Ihnen dort jederzeit editiert oder ergänzt werden.

In OTM kann die Rechnung an Ihren Kunden zu jedem beliebigen Zeitpunkt generiert werden, z.B. als Vorauszahlungsrechnung direkt nach dem Bestell-Eingang.

"Generieren" heißt hier: Sie klicken im Projekt einfach auf den Button "Rechnung erstellen" – fertig! Die komplette Rechnung steht sofort als PDF-Datei zur Verfügung. Sie können die Rechnung im nächsten Schritt per E-Mail an den Kunden versenden und sie ausdrucken (z.B. für Buchhaltung und Postversand).

Alle Rechnungspositionen und Preise sowie die Kundendaten sind automatisch enthalten, die Mehrwertsteuer ist (falls zutreffend) aufgeführt und die abweichende Rechnungsanschrift, die Ihnen der Kunde bei der Bestellung ggf. mitgeteilt hat, ist natürlich berücksichtigt.

Die Rechnung ist perfekt gemäß Ihrer Firmen-CI formatiert und enthält alle Angaben, die Sie für Rechnungen vorgesehen haben.

Die Rechnung ist sicher in Ihrer OTM-Datenbank – projektbezogen – gespeichert und nun ggf. auch für die Mitarbeiter Ihrer Buchhaltungsabteilung zugänglich.

Freelancer-Rechnungen

Es ist in der Branche leider nicht selbstverständlich, dass Agenturen von Freelancern steuerrechtlich korrekte Rechnungen erhalten - und dies zudem zeitnah nach Abschluss des Projekts.

Alle Beteiligten verwenden auf die Abrechnung sehr viel Zeit, und es gibt Vieles zu beachten, um bei der nächsten Steuerprüfung Probleme zu vermeiden.

Beim Arbeiten mit OTM können Sie sich auch in dieser Hinsicht entspannt zurücklehnen. Es gibt einfach keine falsch oder spät ausgestellten Freelancer-Rechnungen.

So funktioniert es:

Wenn die Agentur-Projektleitung ein Projekt abschließt, werden für die beteiligten Freelancer von OTM automatisch Gutschriften generiert.

Gutschriften sind aus Sicht des Freelancers Erlöse, sie stehen also auf der Einnahmeseite (Kreditoren) seiner Buchhaltung.

Für den Auftraggeber sind diese Gutschriften buchhalterisch Eingangsrechnungen, sie stehen also auf der Kostenseite (Debitoren) der Agentur-Buchhaltung.

Beim Gutschriften-Verfahren handelt es sich nicht um einen neumodischen Trick, sondern es ist seit dem 15. Jahrhundert üblich und wird weltweit von den Steuerbehörden akzeptiert.

Das Gutschriften-Verfahren bedeutet einen erheblichen Zeitgewinn für alle Beteiligten: Freelancer ersparen sich die Rechnungsstellung und Zustellung an die Auftraggeber. Die Agentur spart den Aufwand für Rechnungsprüfung und -korrektur.

OTM generiert die Gutschriften als PDF-Datei. Freelancer und Agenturen können die Gutschriften herunterladen und als Ausdruck in ihre Buchhaltung übernehmen.

Anmerkung: Alle erforderlichen Daten zur Erstellung von Gutschriften werden einmalig vom Freelancer komplett eingegeben, nämlich dann, wenn er sich mit ausgefülltem Bewerbungsformular bei der Agentur oder im Netzwerk bewirbt.

Eine Beauftragung des Freelancers durch eine Agentur ist erst möglich, wenn alle erforderlichen Daten vorliegen. Zudem bekommen der Administrator bzw. die Buchhaltung der Agentur automatisch eine System-Nachricht, wenn ein Freelancer in seinem Stamm-Datensatz Veränderungen vorgenommen hat, die das Erstellen der Gutschrift blockieren.

Datenschutz: Sensible Daten der Freelancer wie z.B. Bankverbindung, Steuernummer etc. werden für den Administrator bzw. die Buchhaltung der Auftrag gebenden Agentur erst dann sichtbar, wenn die erste Gutschrift für den Freelancer erstellt wird.

Buchhaltung / Cash-Flow / Warnung vor Schlecht-Zahlern

Das Buchhaltungsmodul der Software OTM ist ein sehr zeitsparendes und hilfreiches Instrument.

Ausschließlich autorisierte Mitarbeiter Ihrer Firma haben Einblick in die Buchhaltung und können dort Aktionen durchführen. Jede Aktion im Modul wird mit Zeitstempel und Signatur versehen.

Da alle Projektdaten in der Datenbank gespeichert sind, haben Sie jederzeit einen kompletten Überblick über Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten. Mithilfe von Filterfunktionen können Sie konstellierbare Übersichten anzeigen lassen. Das System erzeugt fortlaufende Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften entsprechend entsprechend Ihren Vorgaben im Agentur-Setup.

Forderungen (Rechnungen an Kunden)

Beispielsweise sehen Sie auf einen Blick den Status Ihrer Ausgangsrechnungen, nämlich welche Rechnungen bezahlt oder unbezahlt sind.

Sind Rechnungen fällig, aber noch nicht bezahlt, können Sie eine E-Mail mit einer Zahlungserinnerung an den Kunden versenden. Ist eine Rechnung überfällig, können Sie ein Mahnschreiben generieren und für den Postversand ausdrucken oder per E-Mail versenden.

Hat Ihr Kunde seine Rechnung bezahlt, ändern Sie den Status der Rechnung von "unbezahlt" auf "bezahlt".

Individuelle Kredit-Limits für Kunden

Für jeden Kunden können Sie individuell ein Kredit-Limit vergeben. Übersteigt die Summe des aktuellen Projekts bzw. der ggf. noch offenen Rechnungen dieses Limit, erhalten Projektmanager und Administratoren einen entsprechenden Warnhinweis und können dann über das weitere Vorgehen entscheiden.

Warnung vor Schlecht-Zahlern

Die Software OTM warnt automatisch vor schlecht zahlenden Kunden. Ist die Rechnung eines Kunden z.B. nach 6 Wochen unbezahlt geblieben (der Warn-Zeitpunkt wird von Ihnen für Ihre Firma im OTM-Setup festgelegt), bekommt der Projektmanager einen Warnhinweis, wenn er ein neues Projekt für den betreffenden Kunden starten will.

Der Administrator Ihrer Firma muss das betreffende Projekt erst freischalten, bevor der Projektmanager mit der Bearbeitung des Projekts beginnen oder fortfahren kann.

Cash-Flow-Übersicht

Die Software OTM wertet das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden automatisch aus. Daraus entsteht eine Grafik, die anzeigt, wann Sie mit welchen Zahlungseingängen rechnen können.

Verbindlichkeiten gegenüber Freelancern

In der Übersicht der Verbindlichkeiten sehen Sie, welchen Status Ihre Freelancer-Rechnungen haben (lesen Sie bitte hierzu auch den Abschnitt "Freelancer-Rechnungen").

Sie können den Status jeder Freelancer-Rechnung von "unbezahlt" auf "vorgemerkt", "veranlasst", "zurückgestellt", "hold" oder "bezahlt" ändern.

Bei der Status-Änderung auf "veranlasst" wird automatisch per E-Mail ein Zahlungsavis an den Freelancer gesendet - ein Service, den die meisten Freelancer sehr schätzen.

Da die Freelancer auf Ihren OTM-Service-Seiten einen bevorzugten Zahlungsweg einstellen können, sehen Sie in den Übersichten, wie die Zahlung an den jeweiligen Freelancer erfolgen soll. Folgende Zahlungswege sind aktuell möglich: Banküberweisung, PayPal und MoneyBookers sowie ggf. Scheckzahlung. In Ihrem Agentur-Setup stellen Sie ein, welche Zahlungswege akzeptiert werden.

Export von Buchhaltungsdaten

Sie können die Datensätze Ihrer Debitoren und Kreditoren exportieren, um sie in ein externes Buchhaltungsprogramm zu übernehmen.

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Anmerkung: Es existieren noch wesentlich mehr komfortable Features des OTM-Buchhaltungsmoduls, die hier nicht beschrieben sind. Lassen Sie sich positiv überraschen :-)

reduzieren Sie den Projektmanagement-Aufwand um ca. 60% Details

Sicher ist es wünschenswert, wenn sich Projektmanager ausschließlich auf die Inhalte ihrer Projekte und den Kunden-Service konzentrieren, anstatt sich mit der Suche nach passenden Dateien, E-Mails und Dokument-Vorlagen aufzuhalten.

Hier sehen Sie Beispiele, wie Projektmanager beim Arbeiten mit der Software OTM entlastet werden. Klicken Sie einfach auf eines der Themen, das Sie interessiert:

Angebotserstellung

Kurze Reaktionszeiten auf Anfragen werden von Kunden außerordentlich geschätzt und sichern Ihrer Firma einen mitunter entscheidenden Wettbewerbsvorsprung.

Ein Praxis-Beispiel, wie Sie mit OTM erheblich Zeit einsparen: Eine relativ komplexe Übersetzungsanfrage (z.B. 10 Dateien, 5 Referenz-Dateien, 1 Quellsprache, 15 Zielsprachen plus Sonderwünsche des Kunden) ist nach Dateien-Analyse und -Quantifizierung als Angebot innerhalb von 5 Minuten mit OTM erstellt und versandfertig. Das Angebot ist dann gemäß der CI Ihrer Firma formatiert. Dem Angebot sind die AGB, ein kurzes Firmenprofil mit Referenzen (falls jeweils erwünscht) und natürlich ein Bestellformular für den Kunden angefügt.

Zu jedem Kunden existiert eine Projekt-History. Hier können Sie schnell nachschauen, welche Preise Sie diesem Kunden bisher angeboten haben, welche Freelancer bereits für den Kunden eingesetzt wurden und welches Honorar diese dafür bekommen haben.

Eines der kommenden OTM-Updates wird es Ihnen ermöglichen, kunden-spezifische Preislisten zu erstellen und abzurufen. Das kann für viele Projekte die Preisfindung wesentlich beschleunigen. Auch für Neukunden können Sie dann Preislisten gemäß Ihrer Standard-Kalkulation anlegen.

Die tägliche E-Mail-Flut

E-Mail-Kommunikation zwischen Projektleitung, Kunden und Freelancern ist nicht nur praktisch, sondern unentbehrlich.

Allerdings gerät der Anspruch, über einen längeren Zeitraum den Überblick über alle E-Mails zu behalten, zunehmend zur Herausforderung.

Outlook®, Eudora®, Thunderbird® u.a. sind ohne Frage gute E-Mail-Programme. Für Projektmanager in der Sprachenindustrie sind sie allerdings nur bedingt tauglich, weil trotz erheblichen Aufwands für Sortierung und Archivierung die Übersicht schnell verloren gehen kann.

Für die Projekt-Arbeit mit OTM benötigen Sie kein separates E-Mail-Programm!

E-Mails zu Ihren Projekten senden und empfangen Sie in OTM. Jede E-Mail wird automatisch in das betreffende Projekt einsortiert - getrennt nach Kunden- und Freelancer-Threads.

In OTM stehen Ihnen alle E-Mail-Funktionen zur Verfügung, die Sie bei der täglichen Arbeit benötigen, z.B. senden (auch an CC- und BCC-Adressen), antworten, weiterleiten, verschieben und löschen sowie senden und empfangen von Dateianhängen.

Die E-Mail-Funktionen sind komfortabel in den Projekt-Workflow integriert. OTM unterstützt Sie an jedem relevanten Punkt des Projekts mit bereits personalisierten E-Mail-Vorlagen, z.B. beim Angebotsversand, bei der Auftragsbestätigung, Datei-Lieferung, Änderung der Deadline und des Projektvolumens sowie an vielen anderen Punkten, wo Kommunikation mit Kunden und Freelancern sinnvoll ist. Sie können die E-Mail-Texte natürlich vor dem Absenden editieren.

Im Falle, dass eine E-Mail vom System keinem Projekt zugeordnet werden kann, wird sie als "verwaiste" E-Mail angezeigt und kann per Mausklick in das betreffende Projekt einsortiert werden.

Gewöhnliche Spam-E-Mails werden aussortiert, bevor sie auf Ihrem Bildschirm landen.

Dateiverwaltung und Dokumentenlenkung

Alle Dateien, die zu einem Projekt gehören, werden in OTM projektbezogen gespeichert.

Kaufmännisch relevante Projekt-Dateien

Das Angebot, die Bestellung des Kunden und die Rechnung an den Kunden sowie die Freelancer-Rechnungen werden projektbezogen gespeichert. Wenn mehrere Angebote zu einem Projekt erstellt wurden (z.B. weil sich das Volumen oder die Preise verändert haben), nimmt OTM automatisch eine Versionierung vor. Die Dokument-Historie bleibt somit erhalten.

Originale und bearbeitete Projekt-Dateien

OTM unterscheidet z.B. nach

  • Originaldateien (Dateien, die der Kunde übermittelt hat)
  • Bearbeitungsdateien (Zwischenversionen der bearbeiteten Dateien)
  • Auslieferungsdateien
  • Referenzdateien
  • TM-Dateien etc.

Je nach Verwendung sind die jeweiligen Dateien für den Kunden oder den Freelancer oder auch für beide auf den OTM-Service-Seiten sichtbar.

Die Original-Dateinamen, die der Kunden vergeben hat, bleiben bis zur Auslieferung erhalten und werden z.B. bei Übersetzungsprojekten automatisch mit den jeweiligen Sprachenkürzeln ergänzt.

Beispiel: Aus "muster.doc" wird "muster_DE_EN.doc".

Zudem werden die Dateinamen zur besseren Orientierung automatisch je nach Bearbeitungsstand farblich gekennzeichnet.

Vertrauliche Dateien

Dateinamen können mit dem Zusatz "classified" versehen werden, wenn besondere Vertraulichkeit mit dem Kunden vereinbart wurde.

In diesem Fall muss der betreffende Freelancer auf seiner OTM-Service-Seite in einem Extra-Schritt – vor dem Öffnen der vertraulichen Dateien – von der Vertraulichkeit Kenntnis nehmen und ist damit verpflichtet, diese Dateien nach Projektabschluss von seinem Rechner zu löschen.

Kunden-Dateien

Zu jedem Kunden können Dateien hinterlegt werden, die in allen Projekten dieses Kunden sichtbar sind. Meist handelt es sich dabei um Vertraulichkeits- oder Rahmenvereinbarungen. Auch Translation-Memory-Dateien, die nach jedem Projekt aktualisiert werden, können hinterlegt werden.

Jobs an Freelancer vergeben

Die von Kunden gewünschten Lieferzeiten werden von Jahr zu Jahr kürzer. Jedoch benötigen Sprachendienstleistungen, da sie von Menschen ausgeführt werden, eine angemessene Zeit, um auch qualitativ den Kundenerwartungen zu entsprechen. Wo kann man also weitere Zeit einsparen, ohne Qualität einzubüßen?

Nach Eingang der Kundenbestellung mit einer knapp bemessenen Deadline suchen Projektmanager oft unter erheblichem Zeitdruck nach den passenden Freelancern für das Projekt. Man schreibt E-Mails an diverse Freelancer und fragt nach Preis und Lieferzeit. Dann beginnt das Warten ... wenn die Rückmeldungen nicht zeitnah eintreffen, hängt man sich ans Telefon ... der Feierabend rückt näher und man hat u.U. den Job immer noch nicht vergeben...

Beim Arbeiten mit OTM sparen Sie bei der Freelancer-Suche und Job-Vergabe erheblich Zeit ein, ohne die Qualität zu gefährden:

Sie tippen die Job-Beschreibung und ggf. die zu beachtenden Besonderheiten ein, verknüpfen die für den Job notwendigen Dateien, bestimmen die Deadline und das angemessene Honorar für den Freelancer.

Dieses Job-Angebot versenden Sie mit einem Mausklick an beliebig viele Freelancer, die Ihnen von der OTM-Datenbank nach Qualitätskriterien sortiert sowie passend zu Sprachenkombination und Fachgebiet vorgeschlagen werden.

Die ausgewählten Freelancer erhalten eine personalisierte E-Mail mit Ihrem Job-Angebot, loggen sich in ihre OTM-Service-Seiten ein, schauen sich die Job-Details und ggf. die Dateien an und nehmen den Job an oder lehnen ihn ab.

Wer von den ausgewählten Freelancern den Job zuerst annimmt, hat ihn – ganz einfach! Den Verlauf der Job-Ausschreibung können Sie auf Ihrer OTM-Aufgaben-Seite in Echtzeit verfolgen.

Übrigens: Freelancer, die mit OTM noch nicht vertraut sind, merken schnell, dass sie ihre E-Mails häufiger abrufen müssen, um sich einen Job zu angeln.

Erläuterungen: Es wird das Verfahren der Job-Ausschreibung bevorzugt, weil es extrem Zeit spart und sich über Jahre bewährt hat.

Natürlich ist es sinnvoll, nicht allzu vielen Freelancern gleichzeitig einen Job anzubieten, da z.B. von 10 angeschriebenen nur jeweils einer den Job bekommen kann und somit 9 Freelancer vielleicht enttäuscht sind, den Job nicht bekommen zu haben.

Ein rücksichtsvoller Projektmanager wird also zunächst nur eine kleine Anzahl von Freelancern anschreiben. Lehnen diese ab oder reagieren nicht, dauert es nur Sekunden, die nächsten geeigneten auszuwählen und zu benachrichtigen.

In vielen Agenturen ist es üblich, Freelancer zu kontaktieren, bevor der Auftrag des Kunden vorliegt. Dies erweist sich in der Praxis als extrem zeitaufwändig, da erst einmal rege E-Mail-Kommunikation stattfinden muss, ohne dass Verbindliches vereinbart wird.

Zudem sollte es zum korrekten Verhalten gehören, dass die nicht beauftragten Freelancer nachträglich noch einmal angeschrieben werden, um ihnen mitzuteilen, dass der Kundenauftrag entweder nicht eingetroffen ist oder ein anderer Freelancer den Zuschlag erhalten hat.

Auch kommt es häufig vor, dass der Kunde wesentlich später als avisiert ordert und somit die Verfügbarkeit der zuvor kontaktierten Freelancer neu abgefragt werden muss. Damit beginnt das Procedere von vorn...

Alle Aufgaben im Überblick (Task Board) / Termin-Erinnerungen

Spätestens bei mehreren parallel laufenden Projekten hat der Projektmanager die anspruchsvolle Aufgabe, alle Termine im Blick zu behalten und die Projektdateien den Beteiligten jeweils rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, um keine Deadline zu verpassen. Zudem muss er auch die Kommunikation mit Kunden und Freelancern führen, Dateien kontrollieren u.v.m.

OTM bietet für den Projektmanager maximale Unterstützung zur Einhaltung von Terminen und zeitnahen Kommunikation mit Kunden und Freelancern.

Die OTM-Aufgabenseite (Task Board) zeigt Ihnen alle aktuellen Ereignisse Ihrer Projekte in Echtzeit:

  • neue Kundenanfragen
  • von Kunden und Freelancern hochgeladene Dateien
  • neu eingegangene E-Mails von Kunden und Freelancern
  • Verlauf der Job-Ausschreibungen
  • neu eingegangene Kunden-Bestellungen
  • Breaking News (z.B. von Mitarbeitern) sowie
  • neu eingegangene Kundenmeinungen (Testimonials).

Von Ihrer Aufgabenseite sind Sie jeweils nur einen Mausklick vom jeweiligen Ereignis in Ihrem Projekt entfernt.

Termin-Erinnerungen an Freelancer versendet OTM per E-Mail automatisch. A real life saver :-)

Rechnungen schreiben und Freelancer-Rechnungen kontrollieren

Beim Arbeiten mit OTM sparen Sie zu diesen Themen vermutlich 90% Ihrer bisher dafür aufgewendeten Zeit ein!

Eine Rechnung an den Kunden schreiben

Bereits bei der Erstellung des Angebots haben Sie alle Positionen und Konditionen des Projekts erfasst und beschrieben. Wenn sich in der Zeit zwischen Angebot und Rechnung Parameter im Projekt ändern (z.B. Volumen, Preis, Liefertermin, zusätzliche Sprachenkombinationen etc.), haben Sie diese i.d.R. in den Projekt-Positionen und Einstellungen bereits angepasst.

Das reicht aus, um mit einem Mausklick die Rechnung zu generieren! Die Rechnung steht dann sofort als PDF-Datei für die Buchhaltung Ihrer Firma zum Ausdruck und Postversand zur Verfügung. Sie können die Rechnung wahlweise auch sofort per E-Mail an den Kunden senden.

Rechnungen (z.B. Vorauszahlungsrechnungen oder Teilrechnungen) können zu jedem beliebigen Zeitpunkt generiert werden.

Freelancer-Rechnungen kontrollieren

Beim Arbeiten mit OTM brauchen Sie weder auf den Eingang der Freelancer-Rechnungen zu warten, noch müssen Sie diese prüfen!

Sie generieren die Freelancer-Rechnung selbst, wenn Sie das Projekt abschließen (bzw. falls notwendig, auch zu jedem anderen Zeitpunkt). Sollte sich das Honorar für den Freelancer während des Projekts ändern, haben Sie dies in den Job-Parametern bereits angepasst.

Die Freelancer-Rechnung (Gutschrift*) steht sofort als PDF-Datei sowohl Ihrer Buchhaltung als auch dem Freelancer auf dessen OTM-Service-Seiten zur Verfügung.

* Mehr Informationen zu diesem Verfahren lesen Sie bitte auf    dieser Seite unter
   "reduzieren Sie den Projektmanagement-Aufwand um
   ca. 60%" -> Unterpunkt "Freelancer-Rechnungen"

Mein Kollege ist im Urlaub oder hat sich krank gemeldet - wo finde ich seine Projekt-Dateien und E-Mails?

Die koordinierte Projektübergabe unter Projektmanagern ist wichtig für die reibungslose Abwicklung von Projekten und damit für die Kundenzufriedenheit.

Geht ein Projektmanager in den Urlaub, lassen sich Projektübergaben sicherlich gut koordinieren, aber was passiert bei einem unerwarteten Ausfall (z.B. Krankheit) des Kollegen?

Beim Arbeiten mit OTM stellt diese Situation kein Problem mehr dar.

Ein Administrator oder Supervisor Ihrer Firma können mit einem Mausklick Projekte an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Von der Kundenanfrage bis zur letzten aktuellen E-Mail stehen diesem alle Informationen und Dokumente des Projekts zur Verfügung. So kann er die Projektarbeit nahtlos fortsetzen.

Weil OTM alle Projektinformationen und -Dateien sowie die zugehörige E-Mail-Kommunikation projektbezogen zusammenfasst und darstellt, kann jedes Projekt zu jedem Zeitpunkt an andere Mitarbeiter delegiert werden.

arbeiten Sie weiterhin mit Ihren internen und externen MitarbeiternDetails

Bereits zu Beginn Ihrer OTM-Nutzung möchten Sie selbstverständlich mit denjenigen Freelancern und Kollegen zusammenarbeiten, mit denen Sie bis dato gute Erfahrungen gemacht haben. Kein Problem: Sie senden Ihren Freelancern und Kollegen lediglich eine E-Mail mit den Log-in-Daten für deren OTM-Service-Seiten (E-Mails zu diesem Zweck generiert OTM automatisch).

Die angeschriebenen Mitarbeiter müssen lediglich auf den jeweiligen Service-Seiten ihre Daten eingeben – und schon können Sie Jobs an diese Gruppe verteilen.

Anmerkung: Die hier beschriebenen Mitarbeiter stehen ausschließlich Ihnen (als sog. Agentur-Ressourcen) zur Verfügung. Andere Teilnehmer und Agenturen im Netzwerk sehen diese Freelancer nicht! Natürlich ist es möglich, dass der eine oder andere Ihrer Freelancer bereits für andere Agenturen arbeitet, die ebenfalls OTM nutzen.

gewinnen Sie neue Kunden und binden bestehendeDetails

OTM bietet spezielle Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM):

Kundenmeinungen einholen und veröffentlichen

Beim Projektabschluss können Sie den Kunden motivieren, seine Meinung über Ihren Service und die Qualität der Leistung abzugeben. Bewertet der Kunde Ihre Leistungen, können Sie diese Bewertung mit einem Mausklick auf Ihrer Website veröffentlichen.

Newsletter-Versand (coming soon)

Sie können aus Ihrer OTM-Datenbank Kunden (und auch Freelancer) auswählen, denen Sie einen E-Mail-Newsletter zusenden.

Gutschein-Codes

Für eine Promotion-Kampagne können Sie Gutschein-Codes erzeugen, die Sie mit einem individuellen Rabatt hinterlegen, und an ausgewählte Interessenten und Kunden verteilen.

Die Codes können von Kunden und Interessenten in Ihrem Anfrageformular eingegeben werden. Ist dies der Fall, wird im Angebot automatisch der entsprechende Rabatt berücksichtigt. Nach maximal zulässiger Verwendung eines Gutschein-Codes (Anzahl Anfragen/Aufträge) bzw. nach dem Ablaufdatum verfällt der Gutschein-Code automatisch.

steigern Sie kontinuierlich die Service-QualitätDetails

Das integrierte Qualitätsmanagement der Software OTM fördert die kontinuierliche und nachhaltige Verbesserung aller Qualitätsmerkmale.

OTM ermöglicht extrem kurze Reaktionszeiten auf Projekt-Anforderungen, z.B. bei der Erstellung von Angeboten oder bei Veränderungen in einem Projekt.

OTM unterstützt kaufmännisch korrektes Verhalten. Dazu gehören z.B. die fehlerfreie Erstellung von Rechnungen und Gutschriften – mit allen steuerrechtlich erforderlichen Angaben – sowie die Prozess-Unterstützung rechtsrelevanter Abläufe, z.B. bei Kunden-Aufträgen und Beauftragungen von Freelancern.

Das Qualitätsmanagement ist unaufdringlich in die Workflows integriert. Damit bieten Sie Ihren Kunden und Freelancern einen begeisternden Rundum-Service – konform zur ISO 9001.

Hier eine kleine Auswahl von Beispielen, wie Sie OTM bei der Qualitätssicherung unterstützt:

Auswahl des passenden Freelancers für einen Job

Sind Sprachenkombination und Fachgebiet für einen Text definiert (OTM unterstützt Sie bei der Fachgebietsauswahl mit einer differenzierten und bewährten Matrix), bietet Ihnen die OTM-Datenbank Mitarbeiter zur Auswahl an, die der Job-Spezifikation entsprechen.

In der Auswahlliste sehen Sie u.a. den Durchschnittswert der bisherigen Qualitätsbeurteilungen (Anzeige getrennt nach formalen und linguistischen Kriterien).

Mit diversen Filterfunktionen können Sie Ihre Suche einschränken oder erweitern.

Details zu Lebenslauf, Berufserfahrung, Ausbildung etc. des jeweiligen Freelancers sehen Sie (mit einem Mausklick) in dessen Profil.

Warnung bei möglichen Fehlern

Seit 2001 wird bei der Entwicklung der Software OTM besonders darauf geachtet, Nutzer auf mögliche Fehler hinzuweisen.

In vielen Bereichen verhält sich OTM wie Desktop-Software. Zum Beispiel wird der Nutzer gewarnt, wenn er eine Webseite verlässt, ohne vorher seine Eingaben zu speichern - ein "Life-Saver", wenn Sie gerade ein Angebot mit 35 Positionen erstellt haben :-)

Ein weiteres Beispiel: Der Projektmanager erhält eine Warnung, wenn das Honorar eines Freelancers für einen Job von Ihrer im OTM-Setup festgelegten Basiskalkulation abweicht.

Textbausteine zur fehlerfreien Kommunikation

Mit den vielfältigen (editierbaren) Textbausteinen unterstützt OTM zudem die fehlerfreie Kommunikation mit Freelancern und Kunden.

u.v.m.

arbeiten Sie ISO 9001-konformDetails

Mit dem integrierten Qualitätsmanagement der Software OTM arbeiten Sie stets ISO 9001-konform und können auch dadurch kontinuierlich die Qualität Ihrer Services steigern. Sie setzen sich Qualitätsziele und überwachen diese anhand automatisch erfasster Kennzahlen.

Anmerkung: Eine vollständige ISO-Zertifizierung ist natürlich immer eine Option, die Sie als Nutzer der Software OTM jederzeit und preiswert verwirklichen können.

Zur Beantwortung Ihrer Fragen zum internationalen Standard ISO 9001 stehen Ihnen die LSP.net-Experten jederzeit gern zur Verfügung.

verfolgen Sie Ihre Geschäftsentwicklung in EchtzeitDetails

OTM informiert Sie mit Echtzeit-Auswertungen über die geschäftliche Entwicklung Ihrer Firma.

Sie sehen im Statistik-Modul:

  • Ihre Umsätze (ggf. getrennt nach Projektmanagern)
  • Monatsübersichten mit Einnahmen und Ausgaben
  • ein Cashflow-Diagramm
  • Ihre Kennzahlen zum Qualitätsmanagement
  • Kunden-Feedbacks
  • Kunden-Reklamationen und Angaben zu deren Bearbeitung

sowie Statistiken zu Ihren Top-200-Kunden und am häufigsten eingesetzten Freelancern, den häufigsten Sprachenkombinationen u.v.m.

In den kommenden Updates von OTM wird das Statistik-Modul weiter verfeinert und bietet dann zusätzliche differenzierende Darstellungs- und Korrelationsmöglichkeiten.

übertragen und speichern Sie Ihre Daten immer sicherDetails

Professionelle Informationssicherheit ist für Kunden ein hochrangiges Qualitätskriterium.

Datenübertragung

Die Nutzung der Software OTM garantiert die zertifiziert sichere Datenübertragung im Internet durch Verschlüsselung mit 256-Bit AES SSL.

So sind die zwischen Ihrem Computer und dem OTM-Server übertragenen Daten vor Fremdzugriff geschützt.

Die gleiche Sicherheit besteht beim Up- und Download von Dateien durch Kunden und Freelancer.

Datenspeicherung

Alle Daten und Dateien sowie die projektbezogene E-Mail-Kommunikation sind auf OTM-Servern im Hochsicherheitsbereich des Datencenters mehrfach redundant gespeichert (Backup).

Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen

Die OTM-Hardware-Infrastruktur wird permanent von IT-Sicherheitsspezialisten überwacht. Zudem werden regelmäßige Intrusion-Tests durchgeführt.

Das gesamte System ist gegen nicht autorisierte Zugriffe geschützt.

ISO 27001-Richtlinien

Die Betreiberfirma des Netzwerks (LSP.net GmbH) arbeitet nach dem internationalen Standard ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagementsystem).

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Anmerkung: Wenn Sie Dateien Ihrer Kunden oder Freelancer vom OTM-Server herunterladen, sorgen Sie bitte dafür, dass diese Dateien automatisch mit einem aktuellen Virenscanner auf Ihrer Arbeitsstation auf Schadsoftware geprüft werden.

Weitergehende Fragen zur Informationssicherheit beantworten Ihnen gern und zeitnah die LSP.net-IT-Sicherheitsexperten.

Ihre Vorteile als LSP.net-Kunde

Unabhängigkeit

  • Als LSP.net-Kunde bleiben Sie bzw. Ihre Firma völlig unabhängig. Daten Ihrer Klienten, Projekte, Mitarbeiter und Freelancer stehen ausschließlich Ihnen zur Verfügung.

Optimierte Produktivität

  • Sie sparen ca. 60% Ihres bisherigen Aufwands bei Administration und Projektmanagement.
  • OTM ist Software als Service: keine Installation auf Ihrem Computer bzw. in Ihrem Intranet.
  • Verfügbarkeit rund um die Uhr an allen Tagen – von überall.
  • Sie arbeiten immer mit der neuesten OTM-Version.

Kontinuierliche Qualitätssteigerung

  • Mit dem integrierten Qualitätsmanagement der Software OTM arbeiten Sie stets ISO 9001-konform und steigern auch dadurch kontinuierlich die Qualität Ihrer Services. Sie setzen sich Qualitätsziele und überwachen diese anhand Ihrer automatisch erfassten Kennzahlen.

Höchste Datensicherheit

  • Die Internetverbindungen zu OTM sind HTTPS/SSL-verschlüsselt. Nachrichten und Daten werden sicher übermittelt.
  • Ihre Daten und Dateien werden regelmäßig gesichert (Backup) und sind mehrfach redundant gespeichert.

 

 

 

Höhere Flexibilität

  • Mehrsprachigkeit: Sie können Angebote,
    Rechnungen und Korrespondenz in nahezu
    beliebigen Sprachen erstellen.
  • Für die Fakturierung stehen 34 Währungen zur Verfügung.

Größere Marktchancen

  • Sie können ggf. zu geringeren Preisen anbieten und höhere Gewinne erzielen.
  • Sie gewinnen zusätzliche Kunden und binden bestehende Kunden.
  • Corporate Identity wertet Ihre Außendarstellung wirksam auf.
  • Statistiken und Business-Reports informieren Sie jederzeit aktuell und detailliert über die geschäftliche Entwicklung.
Mit den LSP.net-Services bieten Sie Ihren Kunden hervorragende Qualitätsmerkmale:
kürzeste Reaktionszeiten, Qualität,
Exaktheit, Datensicherheit
und perfekten Service
.
ISO 9001 PDF  

ISO-Zertifikate

LSP.net GmbH ist nach ISO 9001 (Qualitätsmanagementsystem) zertifiziert und arbeitet konform zur ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagementsystem)

 

 

LSP.net Business Services
Bei Fragen zu unseren Produkten
kontaktieren Sie bitte unseren Kundendienst.

 

 
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