E-Rechnung in OTM: Unterstützte Formate und Belegarten

 

OTM erzeugt elektronische Rechnungen als ZUGFeRD/Factur-X-Hybridformat im Profil XRechnung 3, das vollständig konform mit der europäischen Norm EN 16931 ist. Jede Rechnung wird als PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz erstellt. Dadurch erhalten Ihre Kunden eine Rechnung, die sowohl als normales PDF gelesen und gedruckt werden kann als auch maschinell in Buchhaltungssysteme übernommen werden kann – ohne manuelles Abtippen.

Unterstützte Belegarten

OTM bildet die folgenden Belegarten als E-Rechnung ab:

Kürzel	Belegart	Beschreibung
AR	Ausgangsrechnung	Reguläre Endrechnung an den Kunden (Invoice). Enthält alle Einzelpositionen des Auftrags.
TR	Teilrechnung	Abschlagsrechnung für noch nicht vollständig abgeschlossene Aufträge (Partial Invoice).
DGU	Gutschrift (Debitor)	Rechnungskorrektur bzw. Gutschrift an den Kunden (Credit Note). Referenziert die ursprüngliche Rechnung.
GU	Ressourcen-Gutschrift	Gutschrift an Freiberufler bzw. Ressourcen (Self-Billed Invoice). Die Abrechnung wird vom Unternehmen im Namen des Dienstleisters erstellt.
RR	Ressourcenrechnung	Von der Ressource selbst erzeugte Rechnung. Die Ressource gibt ihre eigene Rechnungsnummer ein, und OTM erstellt daraus den E-Rechnungsbeleg.

Für die Abrechnung von Freiberuflern und Ressourcen unterstützt OTM zwei Varianten: Ressourcen-Gutschriften als Self-Billed Invoice, bei denen das Unternehmen die Abrechnung im Namen des Dienstleisters erstellt, sowie Ressourcenrechnungen, die von der Ressource selbst in OTM erzeugt werden, nachdem sie ihre eigene Rechnungsnummer eingegeben hat. Beide Belegarten werden als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erzeugt.

Steuerliche Szenarien

OTM berücksichtigt bei der E-Rechnungserzeugung automatisch das jeweils zutreffende steuerliche Szenario:

• Nationale Leistungen mit Regelsteuersatz oder ermäßigtem Steuersatz
• Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen (EU)
• Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft)
• Steuerfreie Exporte in Drittländer
• Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG

Zahlungsinformationen

Jede E-Rechnung enthält die vollständigen Zahlungsinformationen Ihres Unternehmens, einschließlich IBAN und BIC für SEPA-Überweisungen sowie das Zahlungsziel. Diese Daten werden strukturiert im XML-Teil übermittelt, sodass sie beim Empfänger direkt für die Zahlungsabwicklung übernommen werden können.

Leitweg-ID: Pflichtangabe für öffentliche Auftraggeber

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die öffentliche Auftraggeber in Deutschland zur Identifikation und Zustellung elektronischer Rechnungen verwenden. Wenn Sie Rechnungen an Behörden, öffentliche Einrichtungen oder andere Stellen der öffentlichen Verwaltung stellen, ist die Angabe der Leitweg-ID in der Regel verpflichtend.

Aufbau der Leitweg-ID

Die Leitweg-ID besteht aus bis zu 46 Zeichen und folgt einem festen Schema:

[Grobadressierung]–[Feinadressierung]–[Prüfziffer]

Beispiel: 04011000-12345-67
04011000 = Grobadressierung (z. B. Bundesministerium)
12345 = Feinadressierung (Abteilung/Referat)
67 = Prüfziffer

Die Grobadressierung identifiziert die Behörde oder Einrichtung, die Feinadressierung das konkrete Referat oder die Abteilung innerhalb der Organisation. Die Prüfziffer dient der technischen Validierung.

Leitweg-ID in OTM

In OTM wird die Leitweg-ID pro Kundenstammsatz hinterlegt. Zusätzlich kann für jeden Kunden eine alternative Rechnungsadresse mit einer eigenen Leitweg-ID gepflegt werden – beispielsweise wenn der Rechnungsempfänger eine andere Behörde oder Abteilung ist als der fachliche Auftraggeber.

Sobald bei einem Kunden eine Leitweg-ID hinterlegt ist, verwendet OTM diese automatisch als elektronische Adresse im E-Rechnungs-XML (gemäß Schema ICD-0204). Bei Kunden ohne Leitweg-ID wird stattdessen die E-Mail-Adresse als elektronische Adresse eingetragen. Eine manuelle Umschaltung ist nicht erforderlich.

Buyer Reference (Käuferreferenz)

Neben der Leitweg-ID unterstützt OTM auch die Übermittlung einer Buyer Reference (Käuferreferenz) pro Kunde. Dieses Feld wird in der E-Rechnung als zusätzliche Referenz des Auftraggebers übermittelt und kann für interne Zuordnungen beim Empfänger genutzt werden – z. B. Bestellnummern, Aktenzeichen oder Kostenstellen. Ist keine Buyer Reference hinterlegt, verwendet OTM automatisch das Kürzel des Kundenunternehmens.

E-Rechnung: ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung

Vorteile, Unterschiede und was Sie als Unternehmer beachten müssen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Eine echte elektronische Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format, die gemäß der europäischen Norm EN 16931 aufgebaut sind. Dadurch können Rechnungsdaten automatisch und ohne manuelle Eingabe in Buchhaltungssysteme übernommen werden.

In Deutschland sind drei Formate besonders relevant:

Die drei Formate im Überblick

Vergleich: ZUGFeRD / Factur-X vs. XRechnung

Merkmal	ZUGFeRD / Factur-X	XRechnung
Datenformat	PDF/A-3 + eingebettetes XML	Reines XML
Visuell lesbar (ohne Software)	Ja (PDF-Ansicht)	Nein (XML-Viewer oder Visualisierung nötig)
Maschinenlesbar	Ja (XML-Anteil)	Ja (komplett)
EN 16931 konform	Ja (ab Version 2.0)	Ja
Pflicht für öffentliche Aufträge	Teilweise akzeptiert	Ja (vorgeschrieben)
B2B-Rechnungen	Ja	Ja
Internationale Nutzung	EU-weit (Factur-X)	Vorwiegend Deutschland
Profile / Detailstufen	Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 (Comfort), Extended	Ein Profil (Standard)

Vorteile der elektronischen Rechnungsformate

Warum sich der Umstieg auf E-Rechnung lohnt
Automatische Verarbeitung	Rechnungsdaten werden direkt in Ihre Buchhaltung übernommen – ohne manuelles Abtippen. Das reduziert Fehler und spart erheblich Zeit.
Kosteneinsparung	Wegfall von Druck-, Porto- und Papierkosten. Studien zeigen Einsparpotenziale von 60–80 % gegenüber Papierrechnungen.
Schnellerer Zahlungseingang	Elektronische Rechnungen werden schneller zugestellt und verarbeitet. Das verkürzt die Durchlaufzeit und verbessert Ihre Liquidität.
Gesetzeskonformität	Sie erfüllen die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes, der GoBD und der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Revisionssicherheit	E-Rechnungen im PDF/A-Format sind langzeitarchivierbar und erfüllen die Anforderungen an eine GoBD-konforme Aufbewahrung.
Weniger Medienbrüche	Der gesamte Rechnungsprozess – von der Erstellung über den Versand bis zur Archivierung – läuft digital und durchgängig.
Nachhaltigkeit	Kein Papierverbrauch, kein physischer Versand – ein aktiver Beitrag zum Umweltschutz.
Zukunftssicherheit	Die E-Rechnung wird EU-weit zum Standard. Wer jetzt umstellt, ist für kommende Regelungen (z. B. EU-weites Meldesystem „ViDA“) vorbereitet.

Besonderer Vorteil von ZUGFeRD / Factur-X: Das Hybridformat

Der größte praktische Vorteil von ZUGFeRD liegt im hybriden Ansatz: Die Rechnung ist gleichzeitig ein ganz normales PDF (das Sie ausdrucken, lesen und archivieren können) und eine maschinenlesbare XML-Datei (die automatisch verarbeitet werden kann).

Das bedeutet konkret:

• Empfänger ohne spezielle Software können die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen, lesen und drucken.
• Empfänger mit Buchhaltungssoftware können die eingebetteten XML-Daten automatisch einlesen und verarbeiten.
• Eine Datei für alle – Sie müssen nicht verschiedene Formate für verschiedene Kunden erstellen.

ZUGFeRD-Profile: Die richtige Detailstufe wählen

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die sich im Umfang der übermittelten Daten unterscheiden:

Profil	Beschreibung	EN 16931
Minimum	Minimaler Datensatz – vergleichbar mit den Angaben auf einem Buchungsbeleg	Nein
Basic WL	Erweiterter Buchungsbeleg mit zusätzlichen Kontaktdaten	Nein
Basic	Strukturierte Rechnungsdaten inkl. Einzelpositionen	Nein
EN 16931 (Comfort)	Vollständige Konformität mit der EU-Norm – empfohlenes Profil	Ja
Extended	Erweitert um branchenspezifische Zusatzinformationen	Ja (Obermenge)

Was müssen Sie beachten?

1. Gesetzliche Fristen in Deutschland

Das Wachstumschancengesetz regelt die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich:

2. Technische Voraussetzungen

• Software-Unterstützung: Ihre Rechnungssoftware oder Ihr ERP-System muss E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format erstellen und lesen können. Prüfen Sie bei Ihrem Anbieter, ob ein Update notwendig ist.
• PDF-Viewer: Zum Lesen von ZUGFeRD-Rechnungen genügt jeder PDF-Reader. Die XML-Daten werden im Hintergrund verarbeitet.
• Validierung: Nutzen Sie Validierungstools, um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnungen den technischen Anforderungen der EN 16931 entsprechen.

3. Pflichtangaben auf E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie herkömmliche Rechnungen gemäß § 14 UStG:

• Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Leistung
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Leitweg-ID (nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im XRechnungs-Format)

4. Archivierung

• E-Rechnungen müssen in ihrem Originalformat aufbewahrt werden (ein Ausdruck allein genügt nicht).
• Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre (gemäß § 14b UStG und § 147 AO).
• Die Speicherung muss GoBD-konform erfolgen: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und zeitnah.

5. Welches Format für welchen Zweck?

Anwendungsfall	Empfohlenes Format
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund)	XRechnung (vorgeschrieben)
Rechnungen an Kommunen und Länder	XRechnung (je nach Landesgesetz)
B2B-Rechnungen im Inland	ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder Extended)
B2B-Rechnungen international (EU)	Factur-X / ZUGFeRD
Gemischter Empfängerkreis (mit/ohne Software)	ZUGFeRD (Hybridformat)

Besonderheiten für Sprachdienstleister

Für Übersetzungsbüros, Sprachdienstleister und Freelancer gelten dieselben Pflichten. Besonders relevant sind folgende Punkte:

• Internationale Kunden: Wenn Sie Rechnungen an Kunden in Frankreich oder anderen EU-Ländern stellen, bietet Factur-X/ZUGFeRD die beste Kompatibilität.
• Öffentliche Aufträge: Wenn Sie für Behörden übersetzen, benötigen Sie in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID.
• Verschiedene Kunden, ein Format: ZUGFeRD ist ideal, weil das Hybridformat sowohl für tech-affine Großkunden als auch für kleine Auftraggeber ohne spezielle Software funktioniert.
• Buchhaltungssoftware: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Lösung E-Rechnungen unterstützt. Viele Anbieter haben bereits Updates bereitgestellt oder bieten Erweiterungen an.

Zusammenfassung

• ZUGFeRD / Factur-X ist die flexibelste Lösung: Ein Format für alle Empfänger, lesbar mit und ohne spezielle Software, EU-weit kompatibel.
• XRechnung ist Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
• Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ab 2028 müssen alle Unternehmen sie auch versenden.
• Achten Sie auf das richtige Profil (mindestens EN 16931), korrekte Pflichtangaben und eine GoBD-konforme Archivierung.
• Der Umstieg spart Kosten, beschleunigt Zahlungen und macht Ihr Unternehmen zukunftssicher.

Bei Fragen zur E-Rechnung oder zu OTM kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.