OTM – Features

Die Software enthält integrierte Module zur Qualitätssicherung, Online-Kommunikation
und Verwaltung aller Prozesse. OTM ist intuitiv bedienbar und als Software as a Service (SaaS) mit einem Internetbrowser rund um die Uhr erreichbar.

Allgemeine Features

• Keine Software-Installation – 24/7 – von überall online
  via Browser erreichbar
• Intuitive, prozessorientierte Benutzerführung,
  Online-Hilfe zu jeder Funktion, Online-Handbuch
• Multilingual – GUI und projektbezogene Texte in allen Sprachen möglich (UTF8-kodiert)
• Integriertes Qualitätsmanagement nach ISO 9001
• OTM ist nach DIN EN 15038 zertifiziert!
• Individuelle Gestaltung (Angebote, Rechnungen,
  Formulare, Texte)
• NEW Integration mit SDL Trados^® Studio
  Import und Verwendung von TM-Analyse-Dateien zur Kalkulation und Angebotserstellung
• Filialfähig (mehrere Standorte gemeinsam o. getrennt verwalten)

Prozesssteuerung / Workflow

• Prozessbegleitende Projektverwaltung
• Übersicht der aktuellen Aufgaben
• Kalkulation, Angebotserstellung
• Erstellen und Verwenden von Preislisten
• Freelancer-Job-Ausschreibungen
• Freelancer-Vorauswahl nach Verfügbarkeit, Sprachenkombination, Fachgebieten, Qualitätsanforderungen, Ranking / Job-History …
• Projektbezogene E-Mail-Kommunikation inkl. Dokumentation (Kunde, Freelancer, Projektleiter, Administrator,
  Buchhaltung …)
• E-Mail-Templates und ggf. automatischer Nachrichtenversand (Jobangebote, Deadline-Erinnerung, Zahlungsavis etc.)
• Eingehende E-Mails werden automatisch in das betreffende Projekt einsortiert.
• Delegierung von Projekten an einen anderen Projektmanager (bei Urlaub, Krankheit …)
• Generierung von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften für Kunden und Freelancer (PDF)
• Prozessorientierte Dokumentenlenkung inkl. Archivierung
• Automatische Versionierung von Dokumenten
• Anklickbare Telefonnummern (callto-Links für VOIP-Clients)
• Suchfunktionen (Projekte, Kunden, Freelancer – multiple Kriterien)
• Individuelle Bookmarks
• News-Tool zur Verbreitung von internen Nachrichten in den Agentur-Front-Ends
• Statistik der Business- und Qualitätskennzahlen

Web-Interfaces

• Online-Anfrageformular (Kunden) Beispiel
• Front-End für Projektmanager, Administrator, Buchhaltung / Controlling
• Front-End für Freelancer: Job-Dokumentation, Dokumenten- Up- und Download, E-Mail-Client, Gutschriften, W9 Forms, Archiv ...
• Front-End für Kunden: Projekt-Tracking, Projekt-Dokumentation, Datei- Up- und Download, E-Mail-Client, Angebote, Rechnungen, Archiv …
• Online-Bewerbungsformular (Freelancer) Beispiel

Qualitätssicherung

• Quality Assurance (QA) der formalen Qualität
• QA der sprachlichen Qualität
• Auswertung und Darstellung der Qualitätskennzahlen
• Automatische Auswertung der Kennzahlen führt bei der Auswahl für einen Job zum Ranking der Freelancer (differenziert nach Fachgebiet u. Sprachenkombination)
• Reklamationsbearbeitung und -dokumentation

Verwaltung, Buchhaltung,
Risk Management und Controlling

• Kunden- und Ressourcenverwaltung
• Ticket-System zur Verteilung administrativer Aufgaben
• Automatisierte, fortlaufende Vergabe der Projekt-, Rechnungs- und Gutschrift-Nr. (konfigurierbar)
• Buchhaltung mit Zahlungsverkehr, Monitoring, Mahnwesen und Controlling
• Abrechnung mit Kunden und Freelancern in allen Währungen, Währungsumrechnung zum aktuellen Tageskurs der EZB (inkl. Protokollierung)
• Automatische Auftragssperre für Kunden bei Zahlungsverzug (individuell einstellbar)
• Kreditlimit-Vorgaben für Kunden (individualisierbar nach Firmensitz und Firmierung)
• Blacklist-Funktion (Kunden und Freelancer)
• Ausführliche Statistik (Umsätze, Kosten, Qualitätskontrolle, Charts …)
• Cash-Flow-Diagramm unter Berücksichtigung des durchschnittlichen Zahlungsverhaltens

CRM Modul

• Verwaltung der Kunden-Feedbacks
• Auswertung und Website-Publishing eines Kundenbarometers und der Kunden-Feedbacks
• Generieren und Verwalten von Gutschein-Codes

Agentur-Verwaltung

• Setup-Assistent
• Differenzierte Rechtevergabe für diverse Aufgaben/Rollen (User und Admin)
• Verwaltung der Firmen- und Kontaktdaten
• Verwaltung der betriebswirtschaftlichen Basisdaten (MwSt., Kalkulationsgrundlagen etc.)
• Verwaltung der internen Mitarbeiter und Agentur-Ressourcen (Freelancer)
• Editor für Textbausteine, AGB etc. – für alle Sprachen
• NEU! Briefpapier-Editor – freie Gestaltungen des firmeneigenen Briefpapiers zur Verwendung für Angebote, Rechnungen und Gutschriften

Geplante Module und Features

• Automatische Benachrichtigungen zu Ereignissen auf der Aufgabenseite der Projektmanager (Push-Verfahren)
• Integration von MemSource

OTM ist ausgereifte und bewährte Branchensoftware – ein einfach zu bedienendes Expertensystem mit allen Features, die sich Sprachdienstleister und Endkunden wünschen.

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